Trong vài năm gần đây, cách các bên ký kết và thực hiện giao dịch thay đổi nhanh hơn nhiều so với trước. Trước đây, phần lớn thỏa thuận phải in giấy, ký tay, scan rồi gửi email và chờ phản hồi vài ngày. Hiện nay nhiều thỏa thuận có thể hoàn tất ngay trên điện thoại hoặc máy tính trong vài phút. Bài viết này tổng hợp năm xu hướng đang xuất hiện rõ trong giao dịch hằng ngày, cùng những lưu ý pháp lý bạn nên cân nhắc trước khi áp dụng.
Vì sao chọn năm xu hướng này?
Mỗi xu hướng được đưa vào danh sách đều đáp ứng ba tiêu chí. Thứ nhất, xu hướng đã xuất hiện phổ biến trong giao dịch thực tế của cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Thứ hai, xu hướng tác động trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của các bên. Thứ ba, xu hướng áp dụng được cho cả hộ kinh doanh nhỏ lẫn cá nhân bán hàng online, không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn có bộ phận pháp chế.
Mức độ áp dụng của từng xu hướng phụ thuộc vào văn bản pháp luật và lĩnh vực hoạt động của bạn. Một điều khoản hợp lệ trong ngành này có thể chưa đáp ứng yêu cầu của ngành khác. Vì vậy, trước khi triển khai, bạn nên đối chiếu với quy định hiện hành hoặc tham vấn người có chuyên môn. Bạn có thể bắt đầu bằng việc xem lại những lưu ý về hợp đồng khi làm ăn để nắm các lỗi thường gặp.
Xu hướng 1: Hợp đồng điện tử đã trở thành thói quen
Hợp đồng điện tử là văn bản được tạo lập và ký trên thiết bị số thay vì giấy. Hình thức này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp thường xuyên làm việc với đối tác ở xa, giúp rút ngắn thời gian chờ và giảm chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ.
Điểm cần lưu ý nằm ở tính hợp lệ của chữ ký. Chữ ký số được cấp theo quy trình xác thực khác với hình ảnh chữ ký được chèn vào file văn bản. Với từng loại giao dịch, bạn cần kiểm tra phương thức xác thực có đáp ứng quy định hiện hành hay không. Việc ký trên thiết bị số không tự động đồng nghĩa với việc văn bản có giá trị pháp lý.
Xu hướng 2: Giao dịch trên nền tảng số
Mua bán qua sàn thương mại điện tử và livestream hiện chiếm phần lớn đơn hàng nhỏ lẻ. Một số người bán cho rằng không có chữ ký thì không có hợp đồng. Thực tế, mỗi đơn hàng được xác lập và đã thanh toán đều là một giao dịch mua bán. Trách nhiệm về mô tả sản phẩm, chính sách đổi trả và thời gian giao hàng đều thuộc phạm vi của giao dịch đó.
Người bán nên đảm bảo ba nội dung cơ bản. Mô tả sản phẩm cần khớp với hàng thực tế giao cho khách. Chính sách đổi trả cần ghi rõ điều kiện và thời hạn. Đồng thời, nên lưu lại tin nhắn xác nhận đơn hàng và ảnh chụp nội dung chương trình bán hàng tại thời điểm giao dịch.
Phần lớn tranh chấp thương mại điện tử thường phát sinh từ điều khoản không rõ ràng. Các cụm từ như “có thể” hay “tùy trường hợp” tạo sự linh hoạt, nhưng khi có khiếu nại, chúng khiến hai bên khó thống nhất cách hiểu, và người bán thường phải giải thích nhiều nhất.
Xu hướng 3: Điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân
Website và ứng dụng hiện nay thu thập nhiều loại thông tin: số điện thoại, địa chỉ giao hàng, lịch sử mua sắm, thói quen tìm kiếm. Các thông tin này có thể được xem là dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp cần nêu rõ mục đích thu thập, phạm vi chia sẻ với bên thứ ba và thời hạn lưu trữ.
Chính sách bảo mật phải phản ánh đúng hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu website cam kết không chia sẻ dữ liệu khách hàng nhưng lại chuyển danh sách số điện thoại cho đơn vị quảng cáo, doanh nghiệp có thể đối mặt rủi ro pháp lý đáng kể. Chi tiết cụ thể nên được đối chiếu với các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân đang có hiệu lực, vì yêu cầu có thể thay đổi theo thời gian.
Xu hướng 4: Thanh toán không tiền mặt và đặt cọc trực tuyến
Ví điện tử và chuyển khoản đã trở thành phương thức thanh toán phổ biến. Đặt cọc qua ứng dụng cũng ngày càng nhiều, từ thuê nhà, đặt dịch vụ đến mua hàng giá trị lớn. Cách làm này thuận tiện, nhưng đòi hỏi bằng chứng giao dịch đầy đủ.
Bạn nên lưu ảnh màn hình giao dịch, nội dung chuyển khoản và điều kiện hoàn cọc được ghi bằng văn bản. Một đoạn tin nhắn thoại không rõ ràng thường khó đủ sức nặng để chứng minh nội dung thỏa thuận khi có tranh chấp. Vì vậy, nên ghi lại điều kiện hoàn cọc bằng chữ, dù chỉ vài dòng.
Xu hướng 5: Hợp đồng thông minh và cơ chế tự thực thi
Hợp đồng thông minh là đoạn mã tự động thực hiện khi các điều kiện đã cài đặt được đáp ứng. Ví dụ, khoản tiền được chuyển sang bên bán khi hệ thống ghi nhận hàng đã được xác nhận giao. Ưu điểm chính là giảm phụ thuộc vào bên trung gian và rút ngắn thời gian thực hiện.
Giá trị ràng buộc pháp lý của hợp đồng thông minh tại Việt Nam cần được xem xét kỹ lưỡng. Không nên coi đây là phương án duy nhất. Nên có văn bản truyền thống đi kèm để làm căn cứ rõ ràng khi phát sinh tranh chấp về nội dung hoặc điều kiện thực hiện.
Lưu ý khi áp dụng các xu hướng mới
Trước khi ký bất kỳ văn bản nào, bạn nên đọc kỹ phần trách nhiệm và phần giải quyết tranh chấp. Đây là hai phần thường bị bỏ qua nhưng quyết định nơi khởi kiện và cách thức giải quyết. Nếu có điều khoản chưa rõ, nên hỏi lại trước khi ký, bởi việc làm rõ sau khi phát sinh vấn đề thường khó khăn hơn.
Về lưu trữ, bạn nên giữ đầy đủ bản ký điện tử, email xác nhận và biên lai thanh toán. Không nên dồn toàn bộ chứng cứ vào một tài khoản duy nhất, vì mất quyền truy cập có thể khiến bạn không lấy lại được tài liệu quan trọng. Khi ký với đơn vị cung cấp dịch vụ công nghệ, các điều khoản pháp lý cần khóa trong hợp đồng dịch vụ cũng là nội dung đáng đọc kỹ.
Quy định pháp luật có thể thay đổi theo thời gian. Mẫu điều khoản phù hợp năm trước chưa chắc còn phù hợp hiện tại. Bạn nên rà soát văn bản định kỳ, đặc biệt với hợp đồng dài hạn như thuê mặt bằng hoặc cung cấp dịch vụ nhiều năm.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy không?
Trong nhiều trường hợp là có, miễn là đáp ứng đủ điều kiện về chữ ký và xác thực theo quy định. Tuy nhiên, không phải loại giao dịch nào cũng áp dụng giống nhau. Bạn nên kiểm tra riêng từng loại hợp đồng trước khi lựa chọn hình thức ký.
Cá nhân kinh doanh online cần chú ý điều khoản nào nhất?
Ba nhóm điều khoản thường phát sinh khiếu nại nhiều nhất là đổi trả, thời gian giao hàng và trách nhiệm khi sản phẩm lỗi. Nên quy định rõ ba nội dung này ngay từ đầu thay vì bổ sung sau khi đã có tranh chấp.
Điều khoản bảo vệ dữ liệu có bắt buộc với mọi website không?
Nếu website có thu thập thông tin cá nhân của người dùng thì nên có điều khoản này. Mức độ bắt buộc cụ thể phụ thuộc vào quy định hiện hành, vì vậy bạn cần đối chiếu thêm với văn bản đang có hiệu lực.
Nên tự soạn hợp đồng điện tử hay nhờ luật sư hỗ trợ?
Với giao dịch nhỏ và đơn giản, mẫu chuẩn thường đủ sử dụng. Với giao dịch giá trị lớn hoặc có nhiều rủi ro, bạn nên nhờ luật sư rà soát trước khi ký để giảm nguy cơ tranh chấp.
Nếu cần tra cứu thêm nguồn pháp luật phổ thông, bạn có thể tham khảo giaoducphothong.edu.vn. Và nếu muốn tìm hiểu thêm về bối cảnh hợp đồng với đối tác công nghệ, hợp đồng triển khai phần mềm tích hợp AI là bài viết bạn nên đọc tiếp.
