Bên mình gặp tình huống này khá thường xuyên. Một chủ doanh nghiệp nhỏ nhận báo giá kế toán trọn gói thấp hơn đơn vị khác gần một nửa, và đồng ý ký ngay. Ba tháng sau, hóa đơn đầu tiên đến với những khoản phụ phí không ai nhắc tới lúc ký. Chuyện này không hiếm gặp. Phần lớn xuất phát từ việc đọc bảng giá chưa đủ kỹ, chứ không hẳn do ai cố tình gây khó dễ.
Vì sao hai chữ “trọn gói” lại dễ gây hiểu lầm đến vậy? Lý do khá đơn giản: mỗi đơn vị hiểu một kiểu. Có nơi trọn gói nghĩa là bao gồm mọi việc phát sinh trong tháng. Có nơi chỉ gồm sổ sách và khai thuế cơ bản, còn quyết toán hay hóa đơn điện tử được tính riêng. Vì vậy, đừng dừng lại ở cụm từ đó. Hãy hỏi rõ gói này bao gồm công việc nào, và yêu cầu ghi cụ thể trong hợp đồng.
Hợp đồng dịch vụ kế toán về mặt pháp lý là gì
Nói ngắn gọn, đây là hợp đồng dịch vụ theo quy định của Bộ luật Dân sự. Bên thuê thanh toán phí, bên cung cấp thực hiện công việc đã thỏa thuận. Cách hiểu này nghe có vẻ đơn giản, nhưng nó chi phối rất nhiều chuyện về sau.
Kết quả công việc trong hợp đồng dịch vụ không giống một sản phẩm có sẵn để nhận về. Nó phụ thuộc hoàn toàn vào phạm vi bạn đã ghi. Nếu phạm vi mơ hồ, khi phát sinh tranh cãi, cả hai bên đều có lý do để diễn giải theo hướng có lợi cho mình.
Quyền của bên thuê là nhận báo cáo đúng hạn và được giải thích số liệu khi cần. Nghĩa vụ của bạn là cung cấp chứng từ đầy đủ và thanh toán phí theo kỳ. Bên làm dịch vụ phải thực hiện đúng phạm vi đã nhận, giữ bí mật thông tin và chịu trách nhiệm với sai sót do chính mình gây ra.
Những điều khoản cần rõ ràng trong hợp đồng
Đội ngũ bên mình hay nói đùa rằng một hợp đồng kế toán tốt là hợp đồng mà cả hai bên biết trước việc gì sẽ xảy ra khi có chuyện. Nói đùa thì vậy, nhưng điều này khá đúng. Có ba nhóm điều khoản bạn nên kiểm tra kỹ:
- Phạm vi công việc, kỳ báo cáo và thời hạn bàn giao từng loại báo cáo.
- Cách tính phí, thời điểm thanh toán và điều kiện được điều chỉnh phí.
- Trách nhiệm bồi thường và phạt chậm nộp do lỗi của bên làm dịch vụ.
Điều kiện điều chỉnh phí thường bị bỏ qua nhiều nhất. Nếu hợp đồng không ghi rõ, khi số lượng chứng từ tăng lên, bên cung cấp sẽ có lý do chính đáng để nâng giá, trong khi bạn gần như không có căn cứ để phản đối. Đây là chỗ nên đọc chậm hơn bất kỳ đoạn nào khác.
Đọc bảng giá: phí cố định gồm những hạng mục nào
Phí cố định là khoản bạn trả đều mỗi tháng, dù số việc nhiều hay ít. Trong bảng giá, nó thường được chia thành phần sổ sách, phần khai báo thuế và phần báo cáo tài chính. Hãy tách từng phần ra xem riêng, vì mỗi phần có khối lượng công việc khác nhau. Một gói rẻ có thể đang cắt bớt đúng phần bạn cần nhất.
Có hai hạng mục hay bị ghi mờ. Thứ nhất là hóa đơn điện tử. Đơn vị có thể tính theo số lượng hóa đơn, nên bạn cần hỏi rõ ngưỡng bao nhiêu hóa đơn nằm trong gói. Thứ hai là quyết toán cuối năm. Nhiều gói không bao gồm khoản này, và phải đến tháng mười hai bạn mới biết. Đây thường là khoản gây bất ngờ nhất cho khách hàng của bên mình.
Phí phát sinh: đâu là hợp lý, đâu là cần hỏi lại
Phí phát sinh không hẳn là điều xấu. Nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều giao dịch hơn mức đã thỏa thuận, việc tính thêm có cơ sở rõ ràng. Vấn đề nằm ở chỗ ngưỡng và cách tính có được ghi trước hay không. Một khoản phát sinh có ngưỡng minh bạch thì dễ chấp nhận hơn nhiều so với một con số xuất hiện giữa kỳ.
Khi bạn bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ, chẳng hạn đổi địa chỉ, thêm chi nhánh hay đổi ngành nghề, thường sẽ phát sinh chi phí riêng. Nếu nhà cung cấp đưa ra một con số mà không giải thích, bạn nên yêu cầu bảng tính cụ thể trước khi đồng ý. Đừng ngại hỏi, đó là quyền chính đáng của bạn.
Đối chiếu bảng giá với quy mô doanh nghiệp
Một doanh nghiệp dịch vụ với ít chứng từ và một cửa hàng bán lẻ có vài trăm hóa đơn mỗi tháng không thể dùng chung một mức giá. Trước khi so sánh, hãy tự hỏi quy mô của mình thuộc loại nào: lượng hóa đơn đầu vào, đầu ra mỗi tháng là bao nhiêu, có chi nhánh hay không. Sau đó mới đối chiếu với gói phù hợp.
Khi cần so sánh các mức dịch vụ, bạn có thể tham khảo bảng phí kế toán theo từng gói. Đừng chỉ nhìn vào con số thấp nhất. Hãy đọc xem con số đó bao gồm những gì và loại trừ những gì.
Trong quá trình rà soát hợp đồng, bạn cũng nên đối chiếu với những lưu ý về hợp đồng và giao dịch khi làm ăn để có nền tảng so sánh các điều khoản. Với doanh nghiệp đang tìm hiểu thêm về quy định liên quan đến công nghệ và dữ liệu, bài ứng dụng AI cho phòng kế toán dưới góc nhìn pháp lý cũng là một tài liệu tham khảo hữu ích.
Trách nhiệm khi sai sót: ai chịu, chịu đến đâu
Giả sử đơn vị làm dịch vụ khai nhầm một tờ khai, dẫn đến doanh nghiệp bị phạt chậm nộp. Trong trường hợp này, hợp đồng nên có điều khoản bồi thường. Tuy nhiên, mức bồi thường thường được giới hạn ở một con số nhất định, và đây là điều bạn cần đọc kỹ trước khi ký.
Dù vậy, người đại diện pháp luật của doanh nghiệp vẫn là người chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế. Hợp đồng dịch vụ không thể chuyển trách nhiệm đó sang bên khác. Hiểu rõ điều này từ đầu sẽ giúp bạn không ỷ lại vào đơn vị bên ngoài, và chủ động kiểm tra định kỳ các báo cáo họ gửi.
Bảo mật chứng từ và quyền truy cập dữ liệu
Sổ sách, hóa đơn và thông tin tài khoản ngân hàng đều là dữ liệu nhạy cảm. Hợp đồng nên ghi rõ ai được xem, ai được thao tác trên dữ liệu, và bên dịch vụ phải giữ bí mật ra sao. Đừng để những việc này nằm ngoài giấy tờ chỉ vì nghĩ rằng “họ là người quen”.
Khi chấm dứt hợp đồng, quy định bàn giao hồ sơ phải có sẵn. Thời hạn trả lại sổ sách, định dạng tệp dữ liệu và việc xóa dữ liệu lưu tại bên thứ ba cần được viết thành điều khoản cụ thể, không nên chỉ thỏa thuận miệng.
Chấm dứt hoặc đổi đơn vị kế toán giữa chừng
Đổi đơn vị kế toán là chuyện bình thường, nhưng cách làm sẽ quyết định việc chuyển giao có êm thấm hay không. Hầu hết hợp đồng yêu cầu báo trước một đến ba tháng. Hãy gửi thông báo bằng văn bản đúng thời hạn để tránh tranh cãi về sau.
Một sai lầm hay gặp là chấm dứt hợp đồng khi công nợ phí chưa được chốt. Lúc đó, đơn vị cũ có thể giữ hồ sơ cho đến khi bạn thanh toán xong. Cách làm hợp lý là chốt công nợ trước, rồi mới yêu cầu bàn giao sổ sách và chứng từ.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng dịch vụ kế toán có cần công chứng không?
Thông thường không bắt buộc công chứng. Hợp đồng có hiệu lực khi hai bên đã ký và thống nhất nội dung. Nếu muốn tăng tính chắc chắn, bạn có thể nhờ người có chuyên môn pháp lý rà soát trước khi ký.
Bảng giá trọn gói đã gồm quyết toán thuế cuối năm chưa?
Tùy từng đơn vị. Có gói đã bao gồm, có gói tính riêng. Bạn nên hỏi rõ bằng văn bản, rồi ghi cụ thể vào hợp đồng để tránh hiểu lầm sau này.
Nên ký hợp đồng theo tháng hay theo năm?
Ký theo tháng linh hoạt hơn, phù hợp doanh nghiệp mới hoặc còn nhiều điều chưa chắc chắn. Ký theo năm thường có giá tốt hơn nhưng khó thoát giữa chừng. Hãy chọn theo mức độ chắc chắn của bạn về nhu cầu lâu dài.
Phí dịch vụ kế toán có được tính vào chi phí doanh nghiệp không?
Phí dịch vụ kế toán thường là chi phí hợp lý khi có hóa đơn hợp pháp và phục vụ hoạt động kinh doanh. Cách hạch toán cụ thể nên hỏi lại đơn vị kế toán hoặc chuyên viên thuế để đảm bảo đúng quy định hiện hành.
Nếu bạn đang cân nhắc giữa nhiều báo giá, hãy đọc kỹ từng điều khoản và hỏi lại những chỗ chưa rõ. Bạn có thể liên hệ tại đây để được tư vấn trực tiếp về gói phù hợp với quy mô doanh nghiệp của mình.
